Kuidas hallata oma prioriteete Exceli abil

Sisu

• etappidel

on wiki, mis tähendab, et paljud artiklid on kirjutanud mitu autorit. Selle artikli loomiseks on selle väljaandes ja aja jooksul parenduses osalenud 20 inimest, mõned anonüümsed.

Muidugi on võimalik oma ülesanded prioriteetselt paberilehele registreerida, kui tunnete, et suudate kõik õhtupooliku ruumis ära teha.

Kui paljud tegemata asjad langevad teile samal ajal, lükatakse paljud neist sageli ülejärgmisele päevale, kui see pole kuu pärast. Tänu Exceli arvutustabelile, mille soovitame selles artiklis luua, haldab Excel teie tulevaste tähtaegade järgi automaatselt teie prioriteete ja täidetavate ülesannete järjestus korraldatakse ümber nii, et saaksite neid ülesandeid võimalikult vähe edasi lükata. .

Järgige seda juhendit ja 20 minuti pärast on teil väga tõhus viis oma prioriteetide haldamiseks arvutis.

Märkus. Vastavalt Exceli rahvusvahelistele versioonidele on punkt eraldamise valemites saab asendada semikoolon.

etappidel

1. 
   

   
   Looge vahekaart "Töölaud" või "Kodu". Avage uus Exceli tööleht. Paremklõpsake ekraani allosas asuvat vahekaarti "Sheet1" ja klõpsake "Rename". Selle asemel registreeruge "Maja" või "Kontor".

2. 
   

   
   
   
   Samuti nimetage "Sheet2" ümber "Pattern" ja "Sheet3" väärtuseks "Points", järgides sama protseduuri nagu esimeses etapis.

3. 
   

   
   Looge olulisustabel. Täitke vahekaardil Punktid A, B ja C veerud järgmiselt:

4. 
   

   
   Määratlege nimi "Tähtsus". Valige lahtrid A2 kuni C7. Programmi Excel 2007 või uuema versiooniga klõpsake nuppu "Valemid" ja siis "Määrake nimi". Operatsioonisüsteemi Excel 2004 või uuema versiooniga klõpsake nuppu "Lisa"> "Määratle"> "Nimi".
   • Kui Excel palub teil nime määrata, sisestage "Tähtsus" ja klõpsake "OK".

5. 
   

   
   
   
   Koostage pingutuste tabel. Korrake samme 3, 4 ja 5, et luua veergude E, F, G pingutuste tabel. Valige lahtrid E2 kuni G6 ja määratlege need nimega "Pingutus".

6. 
   

   
   Koostage hädaolukordade tabel. Korrake punkte 3, 4 ja 5, et luua hädaabitabel veergudesse I, J ja K. Määratlege need lahtrid nimega "Avarii".

7. 
   

   
   Sisestage päised vastavalt oma valikule vahekaardile "Kodu" või "Kontor". Eeldame, et olete valinud selle vahekaardi nimeks "Maja". Klõpsake seda ja sisestage reale 1 järgmised päised:
   • A - prioriteet; Sisestame siia prioriteetide valemi, 1 kõige olulisemate ülesannete jaoks. Kuid see arv võib ulatuda rohkem kui 100-ni.
   • B - ülesanne; täidetava ülesande nimi
   • C - olulisus; see märgitakse tabeli tähtede A, B, C, D, E või F abil.
   • D - pingutus, märkus vahemikus 1 kuni 5, joonistage tabelist "Pingutus".
   • E - hädaolukord; Valem, mis põhineb ülesande täitmise tähtajal
   • F - tähtaeg; Kuupäev, millal ülesanne tuleb täita. Tähtaegadest ei pea alati kinni pidama. Seega ütleb "Kiirendus" teile kuupäeva, millal võiksite seda ülesannet täitma hakata, ja "Pikendus" annab teile kuupäeva, kuni ülesande saab edasi lükata. Näiteks võiksime ülesandele „minna juuksurisse“ anda 5-päevase kiirenduse ja 4-päevase pikenduse - tõepoolest poleks mõtet kaks nädalat ette juuksurisse minna ja inimesed hakkaksid seda märkama kui olete hilinenud rohkem kui 4 päeva, peate minema juuksurisse.
     
     
   • G - Kiirendus - päevade arv enne lõppkuupäeva, millest alates võiksite juba (hakata) kõnesolevat ülesannet täitma.
   • H - pikendus; tähtaja automaatne pikendamine
   • I - järelejäänud päevad; see on valem, mis arvutab päevade arvu enne lõppkuupäeva. Valem tagastab negatiivse arvu päevi, kui tähtaega ületatakse.
   • J - lõppkuupäev; ülesande täitmise kuupäev.
   • K - kommentaarid; kõik üksikasjad täidetava ülesande kohta

8. 
   

   
   Sisestage oma ülesannete loend. Pange tähele, et veerud "Prioriteet", "Hädaolukord" ja "Ülejäänud päevad" on tühjad. Viime need lõpule valemite abil hiljem. Allpool on toodud näited majapidamistöödest, mida peate võib-olla tegema.

9. 
   

   
   "Ülejäänud päevade", "hädaolukorra" ja "prioriteedi" valemite vahel. Need valemid tuleb sisestada kõigi eelmises lauses nimetatud veergude teisele reale.
   • I veerus (järelejäänud päevad) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TÄNA (), J2)
   • Veerus E (hädaolukord) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1))))
   • Veerus A (prioriteet) = VLOOKUP (C2, tähtsus, 2, VÄLJAS) + VLOOKUP (D2, pingutus, 2, VÄLJAS) + VLOOKUP (E2, hädaolukord, 2, VÄLJAS)

10. 
    

    
    Lülitage lahtri I2 vorming arvuks. Paremklõpsake lahtrit, valige "Cell Format" ja klõpsake "Number". Pange ka lahtrisse "Komakoha täpsus" "0". Klõpsake nuppu "OK".

11. 
    

    
    Kopeerige veergude "Prioriteet", "Hädaolukord" ja "Järelejäänud päevad" valemid ja laiendage need kõigis nendes veergudes olevatele ülejäänud tühjadele kastidele. Esmalt klõpsake "E2" ja vajutage samal ajal klahve "CTRL" ja "C", seejärel valige lahtrid E3 kuni E10 ja vajutage samal ajal klahve "CTRL" ja "V". Sama saate teha I2 valemi laiendamiseks lahtrites I3 kuni I10. Lõpuks korrake seda protseduuri uuesti, et laiendada A2 valemit rakkudesse A3 kuni A10. Ärge pöörake tähelepanu imelikele väärtustele, mille lahtrid tagavad ridadel, kus ülesandeid pole kirjutatud.

12. 
    

    
    Sorteerige read prioriteetsuse järjekorras. Valige lahtrid A1 kuni K1 ja suurendage seda valikut, et see hõlmaks kõiki ülesannet sisaldavaid ridu. Seejärel klõpsake "Data"> "Filter".

13. 
    

    
    Salvestage arvutustabel koos kuupäevaga, et teada saada faili viimane kuupäev.

14. 
    

    
    Täitke teostatud ülesanded. Kui olete ülesande lõpetanud, sisestage see veergu "Lõppkuupäev". Pidage meeles seda trikki: Kui vajutate üheaegselt klahvi "CTRL" + ";" (juhtklahv ja;), kuvatakse valitud lahtris automaatselt praegune kuupäev.

15. 
    

    
    Jälgige oma prioriteetide muutumise järjekorda iga päev. Siin on järgmiste päevade prioriteedid. 13. juulil on kõik tehtavad ülesanded enne nn kiirendusperioodi. 20. juulil on peamisteks prioriteetideks (väikseima arvuga) neli ülesannet ja nende hulgas rohu niitmine (mis on tähtajaks jõudnud). 21. juulil on rohu niitmise prioriteet veelgi suurem (oleme jõudnud "pikendamise" perioodi) ja 23. juulil on see prioriteet veelgi suurenenud, sest oleme "niitmise" perioodi möödunud. Samuti näeme, et ülesanne "tasuda tasud" on 23. ja 25. juulil suurenenud.

nõu

• Oma aja ja prioriteetide haldamise kohta lisateabe saamiseks lugege allpool loetletud artikleid.
• Selle arvutustabeli koopia on võimalik alla laadida järgmisel aadressil:
• = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
• Ärge kõhelge vajadusel ülesandeloendit iga päev sorteerida.
• Jagage oma suured ülesanded mitmeks väiksemaks.
• Kopeerige korduvad ülesanded vahekaardil Mall, et saaksite neid hõlpsalt leida ja kopeerida.
• Võite vabalt muuta igale prioriteeditasemele määratud punkte.
• Ärge segage samas Exceli töövihikus oma pere ja koduga seotud ülesandeid tööga seotud ülesannetega.
• Sellesse tabelisse saate vabalt lisada uusi veerge - kes on teile ülesande määranud, millisesse kategooriasse ülesanne on kirjutatud jne.
• Kasutage tööriista AutoFilter, et valida ülesandeid, mis on tähtajast möödas (Kiireloomulisus = 1) või väga olulisi ülesandeid (olulisus = "A").
• Üks viis korduva ülesande alati ajakohaseks hoidmiseks on sisestada see veergu "Tähtaeg" (see näide põhineb reedel, mida siin tähistab "5")
• Lisage tingimuste vorm (kasutades funktsiooni "SI") veergu "Tähtaeg", et tähistada automaatselt tähtaja möödumist.
  
  
• Igal nädalal või kuul loendage valitud perioodil tehtud ülesannete arv. See võib olla ainus positiivne tagasiside, mida oma töö kohta saate.
• See valem võtab praeguse kuupäeva (esmaspäev = 1, teisipäev = 2 jne) ja kontrollib, kas oleme juba jooksva nädala reedel möödas või mitte. Kui see on nii, lisab valem praegusele reedele 7, et tulemus järgmise tulemusena naasta. Kui reede pole selleks ajaks veel möödas, tagastab valem lihtsalt selle nädala reede kuupäeva.
• Selles näites on esmaspäev = 1, teisipäev = 2, kolmapäev = 3, neljapäev = 4, reede = 5, laupäev = 6, pühapäev = 7.
• Saame seda valemit muuta ka nii, et see töötab näiteks teisipäeviti. Ülaltoodud loendis näeme, et teisipäev = 2, seega on vaja muuta valemit, mis on antud ennekõike 5-ga.

Hoiatused

• Salvestage see leht regulaarselt.
• Nendele erinevatele prioriteetidele määratud numbreid ei tellita alati. Seega ei suurenda prioriteedi täitmine määratud arvuga "1" teiste prioriteetidega seotud numbreid. Võimalik, et mõne prioriteedi seostatud arv ületab 100 ja kõiki võimalikke numbreid ei omistata prioriteetidele. Soovitan teil keskenduda prioriteetidele numbritega 1 kuni 12.
• Ärge muretsege, kui kirjutate sellele arvutustabelile palju ülesandeid. Pole absoluutselt piinlik, kui ülesanded püsivad mitu kuud nimekirja põhjas. Nad hakkavad nimekirjas tõusma, kui nende tähtaeg läheneb.
• Oma aja haldamise viis on teie jaoks ainulaadne ja see arvutustabel ei pruugi teile üldse sobida. Samuti võite arvata, et selle faili iga päev avamine nõuab liiga palju tööd või on liiga pealetükkiv. Seetõttu võib see arvutustabel olla kasulik näiteks teile, mis tundub teie naabri jaoks täiesti kasutu või vastupidi.
• Exceli asemel võiksite kasutada Google'i veebitabelitarkvara arvutustabelit. Seega on teie fail kõikjal saadaval, millal saate Internetti pääseda.