Sisu
- etappidel
- 1. osa Korraldage teenuse osutamine
- 2. osa Üleminekuperioodi haldamine
- 3. osa Mõtlemine pikaajalise arengu osas
Ametikohalt lahkumisel otsib tõenäoliselt teie juhendaja või juhataja teie abi, et hõlbustada teie järeltulija lepingute sõlmimist. Kui olete ettevõtlik ja korraldatud, saate tagada sujuva ülemineku teie ettevõttele ja lahkuda, jättes samal ajal suurepärase ametialase maine.
etappidel
1. osa Korraldage teenuse osutamine
-
Arutage oma juhendajaga üleandmise käiku. Alustuseks peaksite oma juhendajaga põhjalikult arutlema, et täpselt kindlaks teha, kuidas teenust tehakse. Sõltuvalt tehtud tööst ja viisist, kuidas teie juhile meeldib töötada, peate võib-olla palju panustama üleminekule. See võib hõlmata asjaolu, et see, kes teid asendab, jälgib teid töötamas mõni päev või isegi kauem.- Enamikul juhtudel peate vähemalt koostama ametliku üleandmisdokumendi.
- Arutage seda oma juhiga ja otsustage, kui palju teilt oodatakse panustamist ning millele peate teenuse osutamisel keskenduma.
-
Esitage oma üleandmisdokumendi esialgne tutvustus. Kui teil on oma juhendaja ootustest selge ülevaade, võite hakata üleandmisdokumenti kirjutama. See aitab teil ennast korraldada, klassifitseerides samal ajal kõik erinevad ülesanded ja teabe, mida peate selle üleminekuperioodi jooksul edastama. Dokument peaks sisaldama järgmisi elemente:- üksikasjalik teave teie igapäevase tegevuse, prioriteetide ja ülesannete kohta,
- ülevaade selle funktsiooniga seotud olulistest punktidest,
- selge järeldus selle kohta, mida teie järeltulijalt oodatakse,
- kõigi oluliste dokumentide loetelu, mis tuleb saata. See võib olla tööplaan või antud leping.
-
Määrake kõik viimased üksikasjad. Kui teate, et lahkute varsti oma postitusest, võib see aidata teil teha täiendavaid jõupingutusi tagamaks, et te ei jäta midagi lõpetamata. Kui teil õnnestub see saavutada, saate tõelist rahulolu ja saate aidata ka seda, kes teid headel alustel asendab. See aitab teil ka oma ülemustega heas vormis olla ja head mainet säilitada.- See ei pruugi alati võimalik olla, kuid kui teil on kaust, mis on peagi valmimas, siis pingutage selle vormistamiseks täiendavaid jõupingutusi.
- Lisaks võib uuele inimesele, kes astub kokkuleppele, kui see juba sõlmitakse, olla keeruline seda lõplikult vormistada, kuna ta ei tea toimiku kõiki keerukusi.
-
Räägi oma kolleegidega. Enne kui teie järeltulija ametisse astub, leidke aega oma kolleegidega üleandmise üle arutada ja küsige neilt, kas nad arvavad, et on midagi, millele peaksite keskenduma. Kui mõni probleem on pooleli ja te pole sellest teadlik, on unistuste võimalus sellest teatada.- Uued probleemid ei mõjuta tõenäoliselt teie viimaseid päevi, kuid kui olete neist vähemalt teadlik, saate neist teada anda kõigile, kes teie asemele astuvad.
- See annab teile ka võimaluse veenduda, et kõik töötajad teavad, et lahkute ja millal lahkute. Teatage neile üleminekuperioodist, et nad saaksid seda arvesse võtta.
- On hea võimalus, et üleminekuperioodil langeb teie tootlikkus, mistõttu on hea mõte töötajaid sellest eelnevalt teavitada.
-
Kirjutage ametlik üleandmisdokument. Viimane samm üleminekuks valmistumisel on ametliku üleandmisdokumendi kirjutamine. Võite kasutada oma mustandit, kuid laiendage seda kindlasti ja lisage kogu oluline teave. Peate dokumendi koos oma juhendaja ja kõigi teiste meeskonna liikmetega üle vaatama. Proovige seda teha ja saatke dokument oma pärijale mõni päev enne kuupäeva, mil see peaks ametisse astuma. Seda tüüpi dokumentide sisu sõltub tehtud töö liigist, kuid see võib sisaldada järgmist:- võetavate meetmete loetelu ja ajakava,
- lühikokkuvõte jooksvatest teemadest,
- tähtaegade ja eelseisvate sündmuste kalender,
- sisselogimisandmed ja paroolid,
- kasulike kontaktide loend,
- juhend arvuti kaustade ja failide haldamiseks.
2. osa Üleminekuperioodi haldamine
-
Määrake üleminekule nii palju aega kui võimalik. Võite siiski kohal olla, kui teie järeltulija ametisse astub, ja teil võidakse paluda täielikum teenus. Selle ülemineku kestus varieerub, kuid mõnel juhul on teil mõni päev või rohkem aega, et aidata uuel oma märki panna. Üldiselt, mida rohkem aega üleminekuperioodil veedate, seda rohkem teavet saate edastada.- Paratamatult on detaile, mille unustate. Kui keegi jälgib teid, on see hea viis mitmesuguste igapäevaste ülesannetega silmitsi seista.
-
Andke olulised dokumendid isiklikult üle. Üleminekuperioodil on hea tava tagada, et kõiki olulisi andmeid ja olulisi dokumente edastatakse isiklikult. See aitab tagada, et kõige olulisemad ülesanded täidetakse standardites ja prioriteedid on selgelt määratletud. Dokumentide isiklik edastamine võimaldab teil enne lahkumist põhjalikumalt arutada ka kõige keerulisemaid küsimusi.- Sujuva ülemineku jaoks on oluline võimalus edastada põhiteavet, võimaldades järeltulijal teile otse küsimusi esitada.
- See annab teile ka võimaluse anda koonus ja tuua arutelusse mitu nüanssi, mida muidu võidi ignoreerida.
-
Püüa oma abi tuua. Kui leiate tööl oma järeltulijaga kontakti, peaksite alati olema ettevõtlik ja hooliv. Tehke jõupingutusi võimalike tekkivate probleemide tuvastamiseks ja aitamiseks. Inimene, kes teid asendab, võib juba esimestel päevadel teda hirmutada ja pisut häbelik olla ning ta võib karda teid oma küsimustega häirida.- Tehke kindlasti selgeks, et olete olemas, et aidata ja küsimused on teretulnud.
- Seejuures aitate luua olukorra, kus vastutus teenuse üleandmise eest jagatakse teie järeltulija ja teie vahel.
-
Üleandmise lõpetamiseks korraldage koosolek. Viimane asi, mida peate enne teenuse minemist ja teenuse vormistamist korraldama, saate korraldada ülima kohtumise sellega, kes teid asendab. Paluge tal esitada kõik lahendamata küsimused ja märkused, mis tal võib olla. See kohtumine on uue jaoks suurepärane võimalus veenduda, et ta mõistab oma kohustusi ja rolli.- Kõik ebamäärasused saab sellel kohtumisel selgitada.
- Sõltuvalt töökoha tüübist võib olla mõistlik hoiduda oma ülemuse või juhi kohtumisest osa võtmast.
- Vähemalt peaksite oma juhile teatama, kus ja millal koosolek toimub, ja küsige, kas on veel midagi, mida soovite lisada.
3. osa Mõtlemine pikaajalise arengu osas
-
Tõstke esile iga lisadokument või koolitus. Proovige näha teenuse ülekandmist teile antud võimalusena, mis aitab teie järeltulijal tõesti kõiki võimalusi õnnestuda. Sa ei edasta mitte ainult tööd ja ülesandeid, vaid proovite aidata ka teid asendaval inimesel professionaalselt areneda ning lisaks oma pikaajalises perspektiivis aidata kaasa ka teie vana ettevõtte tugevusele.- Saate seda teha, esitades kõik teadlikud koolitusvõimalused.
- Võib-olla olete selle tööga alustades jälginud koolitusi, mis aitasid teil oma hinnet kujundada ja kohaneda.
- Ärge unustage seda oma järeltulijale tutvustada ja julgustage teda uurima mitmeid võimalusi.
-
Ärge unustage töökultuuri. Kui teil on võimalus veeta aega koos sellega, kes võtab teie taskulambi, on oluline, et te ei keskenduks ainult oma töö tehnilistele aspektidele. Iga ettevõte on ainulaadne ning sellel on ainulaadne keskkond ja töökultuur, mis võib uustulnukat hirmutada või segadusse ajada. Võtke kindlasti aega, et selgitada, kuidas teie ettevõttes asjad käivad.- Püüdke teda kontoris näidata ja kõigile töötajatele tutvustada.
- Kindlasti määratlege selgelt uustulnuka roll ja täpsustage endiste töötajate kohustusi.
- Kui töö, mida uus inimene teeb, erineb pisut teie omast või tema prioriteedid ja vastutus on erinevad, veenduge, et teised töötajad teaksid.
-
Esitage oma andmed. Kui soovite tõesti rohkem teha, edastage uuele töötajale oma kontaktandmed. Võiksite talle öelda, et tal on võimalus teiega ühendust võtta suuremate probleemide korral või kui teda on vaja juhendada. Kõik ei tee seda hea meelega ja see sõltub kindlasti teie suhetest oma endise ülemusega.- Probleemi saab sageli lahendada lihtsa e-kirjaga.
- Juba hea mulje jätab asjaolu, et te pakute välja pärast lahkumist head abistamist, ja parandate oma mainet.