Sisu
- etappidel
- 1. osa Andmete registreerimise meetodi valimine
- 2. osa Teostage uuring
- 3. osa Tulemuste analüüsimine ja muudatuste tegemine
Aja ja liikumise uurimine hõlmab töötulemuste analüüsimist, jälgides ja ajastades ülesandeid. See aitab teil kindlaks teha, kui tõhus võiks teie päev olla, võimaldades säästa energiat ja aega kõigi heaks! Seda tüüpi uuringut saate teha enda või kellegi teise peal. Kuid kõigepealt peate enne ülesande vaatlemist ja ajastamist valima kasutatava meetodi, alates reaalajas vaatlusest kuni proovivõtumeetoditeni (hetktõmmise meetod). Kui uuring on lõpule viidud, saate tulemusi kasutada tõhusama tööviisi seadistamiseks.
etappidel
1. osa Andmete registreerimise meetodi valimine
-
Kui aeg otsa saab, kasutage proovivõtumeetodit. See meetod hõlmab töötaja jälgimist mitte kindlalt, vaid kindlatel aegadel. Intervallid võivad olla juhuslikud või regulaarsed. Vaatlete töötajat teatud aja jooksul, seejärel ekstrapoleerige proovide põhjal igale ülesandele antud aeg. See meetod on tõhusam tegevuste puhul, milles on vähe komponente, või töötajate jaoks, kes täidavad üldiselt vähe ülesandeid.- Näiteks töötajaga, kelle põhiülesanne on arvete esitamine, võib juhuslik proovivõtt olla tõhus, kuna see võimaldab teil iga kord, kui hindate, vaadata, mida inimene teeb. Kui teil on kõik andmed, saate tuvastada tegevuse või komponendi, mis võtab inimese jaoks rohkem aega, kui võrrelda iga juhusliku valimi ülesande sagedust ja kestust.
- Selle lähenemisviisi eeliseks on võime jälgida individuaalse rotatsiooni abil kindlaksmääratud aja jooksul rohkem kui ühte inimest.
- Kui kasutate seda meetodit ise, saate ajastada häire, mis käivitub teatud ajavahemike järel, et salvestada töö, mida teete teatud aja jooksul.
-
Küsimuste esitamiseks jälgige tegevusi reaalajas. Selle meetodi abil viibite töötajaga samas ruumis, kui nad ülesannet täidavad. Jälgite tööd, mida see täidab, ja lagundate selle ajastamise ajal. Iga komponent peaks olema arusaadav tervik, ilma et see oleks liiga üksikasjalik ja raskesti järgitav.- Komponente uurimata pole vaja suurt tegevust ajastada. Just nende kaudu saate tuvastada puudused. Tegelikult ei ole vaja töötaja tööd peatada: te lihtsalt jagate ülesande registreerimiseks. Näiteks kui tema ülesandeks on kirjadega tutvuda, on selle koostisosadeks järgmine: minge sinna, kus kirjad asuvad, leidke need kirjad, viige kontorisse, avage ümbrikud, lugege sisu ja visake või töödelge kõiki kirju.
- Abiks võib olla grupp inimesi, kes vastutavad töötaja jälgimise eest. Nii saab üks inimene kella peatamise, teine ajaarvestuse ja kolmas märkmete tegemise eest vastutada.
- Seda meetodit saate kasutada ka oma töös. Sel juhul peate hindama iga komponenti selle käivitamisel.
-
Tehke video loomulikuma puudutuse saamiseks. Reaalajas teostatud tegevuste jälgimise asemel tehke video. Seega võite hiljem tagasi tulla, et analüüsida iga töö kestust. See ei ole teile suur kaotus, kuna saate salvestist alati kerida, et jada üle vaadata. -
Täpsemate tulemuste saamiseks võtke üles video. Enda jõudluse mõõtmisel on see meetod palju lihtsam kui ülejäänud kaks. Töö salvestamiseks paigaldage statiivile kaamera, mille nurk on ideaalne. Laske kaameral salvestada tehtud töö, näiteks aruannet kirjutades.- Hinnake tegevust teatud aja jooksul. Näiteks võite hindamise läbi viia ühe nädala või kuu jooksul.
2. osa Teostage uuring
-
Andmete salvestamiseks looge arvutustabel. Ülesande salvestamiseks vajate tööriista ja arvutustabel on ideaalne. Peale selle peate kellaaja registreerima. Ülesandeid tehakse sageli partiidena. Kui see on teie juhtum, kavandage väli, kus registreeritakse iga ülesande iga komponendi kestus. Selle osa jaoks vajate ainult komplekti nummerdatud kaste. Samuti peate märkuste jaoks lisama veeru.- Näiteks kui töötaja ülesandeks on meilide kontrollimine ja üks komponentidest on nende lugemine, siis kirjutage komponentide kõrval olevatesse nummerdatud osadesse aeg, mis kulub nende lugemiseks.
-
Jagage töökoormus väikesteks tegevusteks. Aja- ja liikumisanalüüsi tegemiseks peate osaliselt määrama iga töö jaoks eraldatud aja. Üldiselt on meeskonna jõudluse parandamiseks ainus viis vaadata iga ülesande väikeseid tegevusi. Niipea, kui töö on lõpule viidud, näidake ära iga komponent, millele järgneb lühike kirjeldus.- Saladus on õige detaili leidmine. Näiteks on nupu vajutamiseks vajalik aeg üleliigne teave. Kuid te ei tohiks seda liiga palju kasutada, kuna see võib võtta ära toimivuse taseme tuvastamiseks vajalikud andmed.
- Oletame, et kontrollisite oma e-kirju. See ülesanne tuleb jaotada järgmiselt: ühenduse loomine arvuti ja postkastiga, rämpsposti kustutamine seda avamata, e-kirjade lugemine, e-kirjadele vastuste kirjutamine ja failide kaustadesse sortimine.
-
Salvestage iga ülesanne. Alustage stopperist. Proovige ülesande iga osa ajastada, märkides, kui kaua iga ülesande täitmine aega võttis. Stopperit on tavaliselt lihtsam peatada ja taaskäivitada, kasutades selleks kulunud aega. Hiljem saate arvutada, mitu sekundit kulus iga tegevuse jaoks.- Parema täpsuse saamiseks koguge andmeid mitme päeva jooksul.
-
Ajalised ülesanded videotega. Video kasutamisel peate selle peatama ja taaskäivitama iga ajastatud komponendi jaoks. See annab teile aega märkuste tegemiseks ja iga komponendi kestuse märkimiseks.
3. osa Tulemuste analüüsimine ja muudatuste tegemine
-
Arvutage iga sammu keskmine kestus. Kui olete kõik andmed kogunud, proovige arvutada iga sammu keskmine kestus. Keskmise saamiseks liidetakse komponendi kõik kestused ja jagatakse selle rühma kestuste arvuga.- Näiteks kui posti lugemine on komponent, võivad kestused olla 4 minutit, 1 minut, 2 minutit, 3 minutit ja 5 minutit. Summeerige need arvud: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Jagage tulemus saadud kestuste arvuga. Liigi puhul on see 5. Jagage 15 5-ga, et posti teel oleks keskmiselt 3 minutit.
-
Määrake tegevuse keskmine kestus. Kogu ülesande keskmise kestuse määramiseks on lihtsaim lähenemisviis kõigi komponentide keskmiste summeerimine. See aitab teil leida kogu töö keskmise. -
Paigutage ülesanded tähtsuse taseme järgi. Klassifitseerige tegevused olulisuse taseme järgi, et teada saada, millised on prioriteedid. Numbreid pole vaja määrata: võite need lihtsalt märgistada kui olulist ja mitte olulist ülesannet. Näiteks võib olla oluline vastata e-kirjadele, kuid kui te ei tööta klienditeeninduses, on see tõenäoliselt vähem oluline ülesanne kui aruande kirjutamine. -
Vähendage vähem tähtsaid ja aeganõudvaid tegevusi. Pärast kõigi ülesannete hindamist määrake, millised ülesanded võtavad piisavalt aega, kuid mis pole eriti väärtuslikud. Just see töö aitab teil leida viise kulude vähendamiseks. Sama oluline on vaadata oma töös aeganõudvaid, kuid ka olulisi tegevusi. Kindlasti ei teeks haiget nende tõhustamine. -
Vaadake samaaegseid kohti. Samaaegsed ülesanded kipuvad iga tegevuse kestust pikendama, kuna te ei saa keskenduda mitmele tööle korraga. Kui täidate mitu toimingut, näiteks vaatate e-kirju ja kirjutate samal ajal aruannet, proovige teha teisiti. Seadke aeg ühe töö tegemiseks korraga. Aruannet kirjutades jätke nad rahule.- Kui loete oma meelt terve päeva, siis eemaldute vaimselt kõigist muudest ülesannetest, mida täidate. Sageli on parem teha ainult üks töö korraga. Näiteks saate neid lugeda hommikul, keskpäeval ja vahetult enne töölt lahkumist.
-
Otsige puudusi nende vähendamiseks. Sageli leiad ebatõhususi enda poolt kirjeldatud ja kirjeldatud ülesannetes. Need puudused kõrvaldades saate paremini töötada ja oma aega maksimaalselt kasutada.- Näiteks kui peate dokumente täitma iga päev teises ruumis väljaspool kontorit, leidke aeg seda korraga teha. Pidev edasi-tagasi kulutab aega, mida saaksite pühendada muudele ülesannetele.